– Se define como un Contratista Permanente, a quien tiene un vínculo contractual con las empresas Polpaico Soluciones que prestan un servicio por cuenta y riesgo propio, ya sea de apoyo a la producción, mantención, la ejecución de un proyecto o transporte de materias primas y/o productos terminados o algún otro producto, independiente de la instalación donde se realice, sea esta propia o de terceros.

– Primero debes verificar que cumples con los requisitos para entrar en la categoría de contratista permanente. Si cumples con lo anterior debes autogestionar tus credenciales de acceso en el botón de “Inscripción Nuevo Contratista” identificado en color azul, puedes acceder a él a través del link https://control.asemchile.cl/

– Una vez realizado este paso tu usuario y contraseña llegarán a tu correo electrónico que registraste como administrador de plataforma.

– Debido a las políticas de ciberseguridad de Asem, como compañía no podemos enviar ni ver tus contraseñas, debido a esto puedes recuperarla gestionando en el botón de “¿Olvidaste tu contraseña?”, la cual se encuentra ubicada en la página principal de https://control.asemchile.cl/. Solo necesitarás conocer el correo electrónico que registraste como administrador de la plataforma, si desconoces esta información puedes tomar contacto con el equipo de Control y Gestión de Contratistas.

– La activación de su usuario la realiza el equipo de Control y Gestión de Contratistas, debe contactarlos e indicar a que instalación ingresará para la prestación de los servicios. Una vez ya se asigne la planta correspondiente, podrás acceder a tu cuenta.

– Para poder conocer que documentos debes cargar en los ítems de Empresa, Trabajadores y Vehículos, puedes descargar el “Instructivo de Acreditación de Empresas Contratistas y Subcontratistas Polpaico Soluciones”.

– Debes cargar tu reglamento interno en formato PDF completo, es decir, todas las hojas que este contenga, además adicionar una declaración simple dónde especifique razón social y rut de tu empresa, nombre y rut del representante legal y especificar la cantidad total de los trabajadores de tu empresa.

– En la pestaña “Biblioteca” de Asem podrás encontrar una guía para utilizar como declaración simple si no tienes un formato previo para tu empresa, la puedes encontrar como “Guía Formato Declaración Simple RIOHS”.

– Si eres dueño de tu empresa, y además eres quien presta el servicio como trabajador, debes registrar tu empresa de forma normal, y crearte como trabajador, al momento de ingresar tu cargo debes indicar que eres dueño y trabajador.

– Una vez estes seguro que tu cargo se encuentra correctamente asignado puedes comenzar a subir los documentos que competen a la estructura de tu empresa.

– Certificado de adhesión a la mutualidad: Deberás subir la adhesión con tu rut como persona natural.

– RIOHS: En formato PDF debes cargar el reglamento completo de tu empresa más una declaración simple dónde especifiques la dotación total de tu empresa. En la pestaña “Biblioteca” de Asem podrás encontrar una guía para utilizar como declaración simple si no tienes un formato previo para tu empresa, la puedes encontrar como “Guía Formato Declaración Simple RIOHS”.

– Contrato de trabajo: Como eres dueño y trabajador de tu empresa, puedes reemplazar este documento con el inicio de actividades de la empresa.

– Al ser dueño y trabajador quedarás eximido del proceso de certificación laboral previsional de Oval, si tu empresa tiene más dotación acreditada que no son dueños o socios, ellos si deberán certificar en Oval.

– Si eres subcontratista de una de nuestras empresas permanentes, debes acreditar bajo el mismo conducto que un contratista, con la salvedad que debes llenar tu formulario con la relación de Subcontratista e indicar el rut de la empresa que tiene el vinculo directo con nuestra compañía.

– La vinculación de las plantas las realiza el equipo de Control y Gestión de Contratistas de acuerdo con los servicios prestados para nuestra compañía, si sus servicios se aperturaron a más razones sociales o plantas, debe tomar contacto con su administrador de contrato y solicitar que puedan asignar las plantas correspondientes.

– Cuando creas a tu trabajador por primera vez, la plataforma te permitirá vincular solo una planta, te sugerimos asignes la que tenga más concurrencia por tu trabajador.

– Una vez hayas creado a tu trabajador puedes agregar más plantas, debes dirigirte a la pestaña de “Trabajadores” y seleccionar el botón ubicado en la columna “Agregar/ Editar Vinculación”, se abrirá una segunda ventana con el listado de las plantas dónde tu trabajador tiene acceso, para asignarle más vinculaciones a plantas debes seleccionar el botón “Agregar Vinculación/ Contractual”, en la ventana emergente que se abrirá deberás seleccionar de la lista desplegable la segunda planta que necesitas asignar a tu trabajador y llenar los datos que se solicitan, una vez hecho debes dar clic al botón “ Crear Vinculación /Contractual” y aparecerá agregada la nueva planta al listado de accesos de tu trabajador.

– La desvinculación de un trabajador consta de dos etapas, la primera es informar esta baja en Asem, en esta etapa solo debes dar la baja en la plataforma indicando causal y fecha de baja, aún no debes cargar finiquito, carta de renuncia o documento de respaldo.

– Esta baja la debes informar en la pestaña de “Trabajadores” y seleccionar el botón ubicado en la columna “Agregar/ Editar Vinculación”, se abrirá una segunda ventana con el listado de las plantas dónde tu trabajador tiene acceso, en ella debes volver a seleccionar el botón de “Editar”, en el cual se abrirá una ventana emergente con lo datos actuales de su trabajador, aquí deberás dirigirte a la sección “Finiquitar Trabajador” y seleccionar del listado desplegable el motivo de la baja con su respectiva fecha, si su baja corresponde a el pago de un finiquito de por medio, debe seleccionar además la causal legal del término de la relación laboral.

– Luego debe seleccionar “Guardar Cambios” y el estado de su trabajador cambiara de “Activo” en color verde a “Inactivo” en color rojo, si su trabajador tiene más de una planta asignada, este paso lo debe realizar en todas esas plantas.

– La segunda etapa la debes registrar en Oval cuando te corresponda certificar el mes de la baja de tu trabajador, es decir, si tu trabajador renunció en Enero, deberás subir el documento de respaldo en Oval en el mes de Febrero cuando te encuentres realizando el cierre del mes de Enero.

– En Oval debes subir el respaldo legal firmado y ratificado ante un ministro de fe ya sea notario público o la dirección del trabajo.

– En la pestaña de vehículos de Asem, debes identificar el vehículo que deseas dar de baja y seleccionar el botón “Agregar/ Editar Vinculación”, se abrirá una segunda ventana con el listado de las plantas dónde tu vehículo tiene acceso, en ella debes volver a seleccionar el botón de “Editar”, en el cual se abrirá una ventana emergente con los datos de tu vehículo, debes desmarcar la casilla de “Activo” de la sección “Vigente” y luego guardar, el estado de su vehículo cambiara de “Activo” en color verde a “Inactivo” en color rojo, si su vehículo tiene más de una planta asignada, este paso lo debe realizar en todas esas plantas.

– Lo principal es saber que tenemos documentos que son transversales para cualquier nacionalidad, lo cual corresponde al contrato de trabajo vigente, cédula de identidad por ambos lados y toma de conocimiento del RIOHS, si tu trabajador es de nacionalidad extranjera, además debes considerar que el contrato de trabajo debe estar firmado en original por ambas partes y notariado.

– Adicional debes adjuntar en el documento “Documento que habilita a trabajar (Extranjeros)”, la solicitud de permanencia en trámite con fecha vigente, o bien la ampliación de solicitud de permanencia con fecha vigente, emitidas por el Servicio Nacional de Migraciones de Chile.

– Si la cédula de identidad se encuentra vencida a espera de la respuesta por la permanencia, debes adjuntarla de igual forma y complementar con la ampliación de solicitud de permanencia.

– Debes considerar que, para estos casos, debes subir primero los documentos de identificación antes mencionados y una vez estos estén aprobados podrás continuar con la carga del contrato de trabajo / anexos.

– El acceso a Oval, lo debes realizar con las mismas credenciales de acceso que tienes para Asem, una vez accedas al home principal, debes seleccionar del módulo Oval la empresa en el listado desplegable que se mostrará.

– Tu certificación la debes iniciar en la pestaña “Solicitudes”, te llevará a un calendario anual en dónde debes seleccionar el mes que deseas certificar, recuerda que al ser pago de laboral previsional, siempre estarás certificando un mes desfasado, es decir, si necesitas certificar Enero, debes seleccionar el mes de Enero en este calendario el cual lo tendrás habilitado para carga documental en el mes de Febrero.

– Cuando inicies tu mes y comiences con la carga documental debes seleccionar de tu computador el archivo correspondiente (siempre en pdf) y luego seleccionar el botón “Subir Documentos”, de esta forma dejaras guardada la documentación y podrás cerrar sesión y continuar cuando estimes conveniente.

– El listado en color naranjo que verás en esta sección corresponde a tus trabajadores a certificar, debes seleccionarlos y continuar con tu cierre.

– Cuando te encuentres seguro que subiste correctamente todos los documentos en la sección anterior debes seleccionar el botón “Cerrar Proceso de Carga de Documentos” ubicado al final de la página, sin este último paso tu información no será recepcionada por el equipo de Oval, recuerda que una vez cierres el proceso, no podrás volver a editar ni reabrir.

– Lamentablemente una vez hayas cerrado el proceso no puedes volver a editar o cargar nuevos documentos, pero no te preocupes, ya que los documentos cargados quedarán en revisión y el equipo de Oval tomará contacto contigo si detecta alguna contingencia.

– Si en tu proceso de certificación debes subir documentos después de haber hecho el cierre, o tienes contingencias, puedes hacerlo en el proceso de complementario, el cual lo podrás abrir desde la pestaña “Complementario” ubicada en la misma sección de solicitudes.

– Si requieres conocer los plazos de cierre y complementarios los puedes ver en detalle en la pestaña de “Inicio” y luego en la pestaña de “Calendario Recepción”

– Al término de la revisión documental por el equipo de Oval, recibirás un correo electrónico con tu certificado emitido, si no tienes contingencias indicará la siguiente información: “Existe un monto total declarado en contingencias económicas retenibles de $ 0, y se han declarado 0 observaciones en el periodo”, esto quiere decir que tu ciclo cerró correctamente y puedes descargar tu certificado de tu cuenta de Oval.

– Si en tu certificación tienes observaciones por corregir, se te indicará lo siguiente: “Existe un monto total declarado en contingencias económicas retenibles de $ 1.234.567, y se han declarado 1 observaciones en el periodo”, Para corregir esta contingencia, deberás considerar los pasos indicados anteriormente para el periodo de “Complementario”, una vez subsanes lo indicado se volverá a emitir tu certificado correspondiente.

– Si, puedes cerrar todos los períodos retroactivos que tengas pendientes, solo debes fijarte que el mes que comenzaras a certificar indique “Período no iniciado”, esto dependerá principalmente desde la fecha que comenzaste tu acreditación en Asem, recuerda que toda la información que ingreses a Asem migra a Oval para su posterior certificación.

– El certificado de los periodos atrasados se emitirá junto con el periodo en curso y vigente, dando prioridad de revisión a este último mencionado.